餐飲企業(yè)存貨管理應具備哪些思維

時間:2019/11/23 9:30:32 來源:餐飲杰 責任編輯:安迪

【摘要】 前幾天,和閨蜜聚會一起聊天,聊到一個真實案例:一家規(guī)模不小的餐飲企業(yè),因為存貨管理上的一些紕漏,竟被一個小小的采購主管貪掉數(shù)幾萬元,讓我很吃驚,估計這也是很多餐飲老板很關(guān)注的話題。

前幾天,和閨蜜聚會一起聊天,聊到一個真實案例:一家規(guī)模不小的餐飲企業(yè),因為存貨管理上的一些紕漏,竟被一個小小的采購主管貪掉數(shù)幾萬元,讓我很吃驚,估計這也是很多餐飲老板很關(guān)注的話題,今天小可針對餐飲企業(yè)存貨管理應具備哪些思維一問題在網(wǎng)上查了些資料,希望可以幫助您。

餐飲企業(yè)存貨管理應具備哪些思維

千萬別以為這些問題不會出現(xiàn)在自家企業(yè)身上,存貨管理里面的門道,沒有下一定功夫很難摸清;而完善的存貨管理,則可以成為企業(yè)創(chuàng)造利潤的直接源頭,也可以防止物資或資金虧空,甚至有可能獲得零稅賦的巨大福利。但做到這些,需要對存貨管理有系統(tǒng)、全面的認識。作為非財務(wù)人員,該從何入手呢?餐飲企業(yè)存貨管理應具備哪些思維呢?

  1餐飲企業(yè)存在哪些管理盲區(qū)?

  某公司從2015年開始,從歐洲多國進口冷凍豬肉,并指定第三方代理代為保管。采購的冷凍豬肉在海關(guān)申報后,會暫時存放在報關(guān)代理倉庫。該公司采購部門想要提貨的時候,冷凍豬肉才從報關(guān)倉庫轉(zhuǎn)移到公司自營倉庫。

  2018年初,該公司管理層逐漸發(fā)現(xiàn)海外采購預付款出現(xiàn)了不合理的余額,且余額越來越大,預付款周轉(zhuǎn)天數(shù)也變得很長。根據(jù)這幾個財務(wù)數(shù)據(jù),公司對采購相關(guān)流程和人員進行徹查,發(fā)現(xiàn)公司竟被虧空數(shù)千萬元!如果不是財務(wù)系統(tǒng)發(fā)現(xiàn)了數(shù)據(jù)的異常,這個損失還會繼續(xù)擴大。

  實際上,出現(xiàn)這種嚴重的問題,是因為公司的采購流程存在著巨大的真空地帶,存貨管理出現(xiàn)了嚴重的漏洞。

  在日常經(jīng)營中,我們很多餐飲老板都非常重視技術(shù)、出品和銷售,但對財務(wù)不夠重視,包括不重視存貨等資產(chǎn)或負債類內(nèi)容,這是企業(yè)管理上的盲區(qū)。也正是這個原因,才導致了案例中企業(yè)的嚴重損失。

  我們在實際經(jīng)營中,應該提高對財務(wù)的重視度,尤其是對存貨管理的重視,因為對于維護企業(yè)的健康運作,財務(wù)不僅具有事后反饋的功能,更有提前預判的能力。

  那么,存貨管理是不是就等同于看好倉庫,保證不丟東西、不失火,以及沒有老鼠呢?當然不是。在說存貨管理的重要性之前,先說一下采購。采購是存貨來源的一個主要渠道,兩者是有機結(jié)合,不可分割,談存貨就必談采購,所以這里我們放在一起講。

  又為什么說存貨管理很重要呢?因為我們節(jié)約下來的采購成本,將會直接計入利潤,所以采購成本的控制,是創(chuàng)造利潤的源頭。因此我們不僅要重視銷售這個開源渠道,也要重視節(jié)流手段,即:重視采購成本的控制,存貨損失的防范——這也是存貨管理的兩個核心要點。

  2存貨怎樣管理才能成為“資產(chǎn)”?

  在資產(chǎn)負債表上,存貨歸類在流動資產(chǎn)欄目中。既然存貨反映在資產(chǎn)里面,那么上面的數(shù)字肯定就是我的資產(chǎn)了?其實不一定。

  我們開餐廳,都會經(jīng)歷這樣的業(yè)務(wù)流程:出資開店——采購食材等物資——儲存物資,這樣就形成了存貨。存貨從企業(yè)外,進入到企業(yè)內(nèi),再到銷售出去的過程中,如果管理不善,很多環(huán)節(jié)都有可能出現(xiàn)問題,比如采購的價格虛高,品質(zhì)有問題或數(shù)量不對,出現(xiàn)被偷盜或腐敗變質(zhì)等庫存損失,那么即便賬上還有庫存的金額,但實際庫存已經(jīng)不存在了。這部分資產(chǎn)不實,存在的潛在虧損,會誤導管理者對庫存的認知和對報表的解讀。

  在經(jīng)營中,我們應該特別關(guān)注存貨的兩個要點,一是存貨管理要細分,二是存貨具有類金融屬性。

   點:細分存貨管理

  在我們的日常管理中,應該把存貨再細分為原材料、再產(chǎn)品和產(chǎn)成品。因為只有細分財務(wù)科目,我們才能根據(jù)存貨不同階段的狀態(tài)和屬性,有針對性地進行管理。

  第二點:存貨具有類金融屬性

  這一點非常重要。怎么理解呢?我們都知道,在采購中我們是可以佘購的,也就是平時說的壓供應商賬期。

  原則上,壓供應商貨款時間越長越好。但實際上,通常我們沒有賬期的話,供應商會給我們一個價格折扣。我們應該把這個價格折扣和對外融資成本進行對比。

  如果借款的成本更低,我們采購的時候就現(xiàn)款交易,拿到更多折扣;如果借款成本非常高,或者借不到錢,那么我們就佘購,寧愿不要折扣。這就是存貨的類金融屬性。

  3存貨管理包括哪些環(huán)節(jié)?

  上面提到了存貨可能出現(xiàn)的問題或漏洞,那么我們怎樣去解決這些問題呢?這就需要我們對存貨進行有效的管理。

  存貨管理涉及到采購和對采購回來的物資進行管理這兩個主要環(huán)節(jié)。

  1存貨管理的 個環(huán)節(jié):采購管理

  采購管理的完整流程大致如下:廚師長根據(jù)物資需要,填寫采購單或物料領(lǐng)用單,交至店長或倉庫;店長或倉庫負責人是否有庫存物資,如果有就直接調(diào)撥,沒有則制定采購預算,交給采購部門審批;采購部門再交給財務(wù)部審批;財務(wù)部交給總經(jīng)理審批。

  這是一個采購管理的完整流程,但在店面的實際操作過程中,會根據(jù)不同的金額,或者不同的采購品類,確定不同的采購授權(quán)級別和不同的授權(quán)手續(xù)。

  比如金額較小的,或生鮮菜品,可能會授權(quán)給店長,在餐廳周邊進行采購。而金額較大、較重要的采購,就要讓更高級別的管理者審批,進行風險把控。

  那么如何規(guī)范和改善采購流程呢?我們分三步走。

  采購管理 步:建立集中采購系統(tǒng)

  建立集中采購系統(tǒng)有以下好處:首先不用由每個店單獨采購,采購人員也不用每天跑市場,既節(jié)約了時間,也保證了品質(zhì);再者集中采購能產(chǎn)生規(guī)模效應,有更大的議價空間,獲得更大的價格優(yōu)勢。

  集中采購主要包括六種方式,我們在下圖直接呈現(xiàn):

  這里著重說一說圖中第六點:向農(nóng)戶直接采購與自建農(nóng)業(yè)合作社。

  自建農(nóng)業(yè)合作社有什么好處呢?

  自建農(nóng)業(yè)合作社,一來,可以保證物資的質(zhì)量和供應的穩(wěn)定性;二來,還能解決一個很重要的稅務(wù)問題:在原來的營銷稅時代,店面要按營業(yè)額交稅,即無論營業(yè)額高低。但2016年后營改增,只要店面增值稅的進項稅發(fā)票充足,就有可能實現(xiàn)零稅賦。這給餐飲企業(yè)帶來一個很大的福利,大家一定要利用好。

  更多的細節(jié)本文就不展開細說了,有興趣的讀者可以直接滑到文末,掃描海報二維碼進入直播間學習。

  采購管理第二步:供應商開發(fā)與供應商評估系統(tǒng)

  這個系統(tǒng)包括:根據(jù)采購物資的質(zhì)量、價格、賬期、服務(wù)等幾個維度,做出供應商評估表。每個部門在自己的業(yè)務(wù)范圍內(nèi)對供應商進行評分, 高分的供應商入選,排名二三位的則作為供應商儲備。供應商評估表范本如下:

  采購管理第三步:實施供應商管理和采購稽核

  流程理順后,每個過程我們都要設(shè)置相應節(jié)點,實施必要的監(jiān)督復核。這是必不可少的重要流程。

  比如公司采購人員要對公司的物資進行采購詢價,監(jiān)督供應商質(zhì)量和報價的合理性、穩(wěn)定性;賬務(wù)人員要定期盤點物資,核對單據(jù)的授權(quán)簽名,與供應商進行賬目核對等;此外,我們還要建立審計監(jiān)察部門,對采購、財務(wù)等部門各環(huán)節(jié)的工作進行抽查審計等等。

  2存貨管理的第二個環(huán)節(jié):存貨管理

  存貨管理共有三個要點:物資驗收入庫、倉儲與保管、存貨的計價方法。

  物資驗收入庫

  采購回來的物資,就要入庫形成存貨。這其中店面收貨是非常重要的環(huán)節(jié)。

  店面收貨有幾個必須重視的要點,一是制定驗收標準,形成手冊發(fā)放給驗收人員;每次驗貨都必須遵照手冊進行。二是驗收人員要輪崗,并且雙人復核。三是與供應商簽訂防腐條款,對供應商產(chǎn)生震懾作用。只有這樣才能保證驗收的嚴謹,防范舞弊。

  倉儲與保管

  原材料入庫之后,為了防止物料的虧空和損失帶來的潛在虧損,我們就要對庫存物資進行定期盤點和庫齡分析。這部分工作包括存貨盤點、庫齡分析和損毀處置。

  在存貨盤點環(huán)節(jié),我們要特別重要以下幾點:

  1、一定要由財務(wù)人員親自去盤點,千萬不能委托廚房人員或者倉庫管理人員進行盤點。

  2、盤點過程有可能出現(xiàn)的盤盈或盤虧,都是問題,不要誤以為就是盤盈比盤虧好。盤盈一方面反映出管理不嚴謹,另一方面,盤盈可能意味著其它方面有我們難以預估的損失。

  存貨盤點是檢查庫存的數(shù)量、品類是否正確,但這還遠遠不夠,還需要對物資在庫的時間進行統(tǒng)計。因為餐飲企業(yè)很多物資都是有保質(zhì)期的,盤點的時候東西還在,但可能已經(jīng)變質(zhì)腐敗了,那也就產(chǎn)生了損失。所以我們還要對庫齡進行分析。(庫齡分析的具體方法,可進入直播間學習了解)

  此外,如果庫存發(fā)生損毀,比如原材料的腐爛變質(zhì)等,必須建立報損制度,并且經(jīng)過審批之后,才能把這個數(shù)從賬上減下去。比如過期食品要填寫好名稱、數(shù)量、過期原因,了解損毀原因,追究責任,千萬不能由廚房或倉庫自行處置。

  存貨的計價方法

  了解了庫存管理的入庫驗收、倉儲保管兩個重要環(huán)節(jié),是不是就夠了?

  不是的,還有一個庫存管理要點,就是在財務(wù)核算上,我們要清楚存貨的計價方法。因為物資是從采購,到進入庫存,再從倉庫領(lǐng)取,進入生產(chǎn)環(huán)節(jié),再進入銷售環(huán)節(jié)。那么 后在報表上呈現(xiàn)的數(shù)據(jù),也就是這些存貨的計價方法,也會影響到存貨的賬上金額,和當期成本費用的分攤。

  舉個例子:比如豬肉漲價前后,分批購入不同價格的豬肉,這兩批豬肉都同時存在于庫存當中,那么當月的豬肉成本價,應該按什么價格來計算呢?這就需要學習存貨的計價方法了。

  存貨的計價方法包括:實際購價法、知名先出法、后進先出法等等很多具體方法,需要了解詳情的可以跟公司的財務(wù)人員交流。

  但要注意的是,存貨的計價問題不可能完全解決,因為財務(wù)具有自身局限性,不可能完全精準地體現(xiàn)當月的利潤水平。所以財務(wù)與企業(yè)老板的溝通和解釋變得更為重要。餐飲老板也一定要學會理解報表,利用報表作為經(jīng)營決策的指引。